Outsourcing-Service

Auslagerung kaufmännischer Tätigkeiten

Die Anfor­de­run­gen an die Aus­wer­tun­gen aus dem kauf­män­ni­schen Bereich wach­sen rasant: Es gilt nicht nur im Bereich der Per­so­nal­ver­wal­tung kom­pe­tent und sorg­fäl­tig die viel­fäl­ti­gen Pflich­ten des Steu­er­rechts, der Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger und der Berufs­ge­nos­sen­schaf­ten etc. zu erfül­len und pünkt­lich die Gehäl­ter der Mit­ar­bei­ter zu über­wei­sen. Viel­mehr sind vie­le Unter­neh­men inzwi­schen auch bestrebt, im Haus mög­lichst nur noch die Arbei­ten zu erle­di­gen, die ihrer Kern­kom­pe­tenz ent­spre­chen. Effek­te sind u.a. redu­zier­te Ver­wal­tungs­tä­tig­kei­ten, eine gerin­ge­re Per­so­nal­bin­dung in die­sen Berei­chen, nied­ri­ge Inves­ti­tio­nen in der Arbeits­platz­be­reit­stel­lung und –aus­stat­tung bis hin zur Ver­la­ge­rung der sen­si­blen Daten und der Daten­si­che­rung auf ent­spre­chend spe­zia­li­sier­te exter­ne Dienstleister.

Mög­lich wird die ver­stärk­te Aus­la­ge­rung kauf­män­ni­scher Berei­che durch die Ent­wick­lun­gen der Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie. Der alte Pen­del­ord­ner zwi­schen Man­dant und Steu­er­be­ra­ter – einer Sei­te feh­len die Unter­la­gen immer! – gehört mehr und mehr der Ver­gan­gen­heit an. Die moder­ne Abwick­lung des Buch­hal­tungs­ver­kehrs und die Bereit­stel­lung der Aus­wer­tun­gen geht von einem digi­ta­len Daten­fluss bis hin zum weit­ge­hend selb­stän­di­gen Abgleich von Daten zwi­schen den Rechen­zen­tren der ein­ge­schal­te­ten Ban­ken und dem auf unse­rer Sei­te ein­ge­schal­te­ten DATEV-Rechen­zen­trum bzw. uns aus. Wir brin­gen dem Com­pu­ter bei, wie er bspw. Ihre Debi­to­ren- und Kre­di­to­ren­da­ten selbst liest. Wert­vol­le Arbeits­zeit wird für sinn­vol­le­re Arbei­ten frei, die Daten sind erheb­lich aktu­el­ler. Nach­fol­gend erhal­ten Sie eini­ge Anre­gun­gen und Hin­wei­se zu die­sem Themenbereich:

• Kos­ten­trans­pa­renz: Sie kön­nen die ver­ein­bar­te Leis­tung kal­ku­lie­ren und erhal­ten sach­ver­stän­dig und gewis­sen­haft bear­bei­te­te Auswertungen
• Ein­hal­tung von Fer­tig­stel­lungs­fris­ten bei Abwe­sen­heit des Bear­bei­ters wegen Krank­heit, Urlaub oder aus sons­ti­gen Grün­den einschl. Ver­tre­tungs­zei­ten der Fach­kräf­te: Sol­che Pro­ble­me sind pas­sé, sie wer­den mit ausgelagert
• Beach­tung der Rechts­mit­tel­fris­ten: Die Ver­ant­wor­tung kann auf den Dienst­leis­ter aus­ge­la­gert werden
• Fort- und Wei­ter­bil­dung der zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter: Wird ausgelagert
• Sen­si­ble Daten – z.B. die Ver­gü­tun­gen an Füh­rungs­kräf­te – wer­den sicher geschützt und in unse­rer Kanz­lei gewis­sen­haft verarbeitet
• Gesetz­li­che Ver­pflich­tung zur Verschwiegenheit
• Genaue Ver­ant­wort­lich­kei­ten; lang­fris­ti­ge Zusam­men­ar­beit, aber kurz­fris­tig kündbar
• Ent­las­tung von der Ver­wal­tung der aus­ge­la­ger­ten Arbei­ten, die nicht unmit­tel­bar zum Unter­neh­mens­er­folg beitragen
• Out­sour­cing kann mit weni­gen Arbei­ten begin­nen und zuneh­mend kom­ple­xer werden

Kurz­um: Out­sour­cing ver­schafft Ihnen als Unter­neh­mer die Zeit, die Sie den wich­ti­gen Berei­chen Ihrer Arbeit wid­men können.

Out­sour­cing kann sich fle­xi­bel auf nur weni­ge Leis­tun­gen bezie­hen oder aber auch kom­ple­xe Manage­ment-Infor­ma­ti­ons­sys­te­me umfas­sen. Das muss indi­vi­du­ell anhand der Bedürf­nis­se des ein­zel­nen Unter­neh­mens über­legt werden.

• Gewis­sen­haf­te Bear­bei­tung der monat­li­chen Finanz­buch­hal­tung einschl. Debi­to­ren- und Kre­di­to­ren­buch­hal­tung mit lau­fen­der Kontenabstimmung
• Füh­rung der Anla­gen­buch­hal­tung auf Wunsch nach han­dels­recht­li­chen und/oder steu­er­recht­li­chen und/oder kal­ku­la­to­ri­schen Regeln
• Ein­rich­tung und Füh­rung von Kostenrechnungssystemen
• Lau­fen­de betriebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tun­gen auf Monats- oder Quartalsbasis
• Frist­ge­rech­te Erle­di­gung der monat­li­chen Umsatz­steu­er-Vor­anmel­dung und ggf. der „Zusam­men­fas­sen­den Mel­dung“ auf dem vor­ge­schrie­be­nen elek­tro­ni­schen Weg an die Finanzbehörden
• Erstel­len von Zwischenabschlüssen
• Beglei­tung von Prü­fun­gen der ein­schlä­gi­gen Behörden
• Archi­vie­rung der Unter­la­gen und Daten im Rah­men der gesetz­li­chen Vorschriften
• Siche­rer Daten­aus­tausch über den M&P‑Datenraum

• Bear­bei­tung der lau­fen­den Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung mit Stamm­da­ten­pfle­ge, Erstel­lung der Gehalts­ab­rech­nun­gen je Arbeit­neh­mer einschl. Zah­lungs­trä­ger für die Bank mit auf Wunsch elek­tro­ni­scher Über­tra­gung nach Ihrer Freizeichnung
• Monat­li­che Aus­wer­tun­gen: Lohn­steu­er­an­mel­dung mit frist­ge­rech­ter elek­tro­ni­scher Über­tra­gung an die Finanz­be­hör­den, Bei­trags­nach­wei­se für die Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger und deren frist­ge­rech­te elek­tro­ni­sche Über­tra­gung, Über­mitt­lung der Wer­te für die Finanz­buch­hal­tung und Kostenrechnung
• Aus­wer­tun­gen zum Jah­res­en­de: Elek­tro­ni­sche Lohn­steu­er­be­schei­ni­gung für den Mit­ar­bei­ter in Papier­form und frist­ge­rech­te Daten­über­tra­gung an die Finanz­be­hör­den, Jah­res­mel­dun­gen zur Ren­ten­ver­si­che­rung und an die Berufsgenossenschaften
• Beant­wor­tung von Anfra­gen der Finanz­be­hör­den, Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger und Berufs­ge­nos­sen­schaf­ten, Beglei­tung von Lohn­steu­er­prü­fun­gen und Prü­fun­gen der Deut­schen Rentenversicherung
• Siche­rer Daten­aus­tausch über den M&P‑Datenraum

• Ein­rich­tung eines Management-Informationssystems
• Aus­ar­bei­tung von ein-/mehr­jäh­ri­gen Pla­nungs­rech­nun­gen (Busi­ness­plä­nen) für die Erfolgs­pla­nung mit Vermögens‑, Inves­ti­ti­ons- und Finanzplanung
• Back Office: Rech­nungs­we­sen mit Abwick­lung des Zah­lungs­ver­kehrs und Budgetüberwachung
• Vor­be­rei­tung von Investitionsentscheidungen
• Offen­le­gung des aus Wett­be­werbs­grün­den auf die Min­destan­ga­ben redu­zier­ten Jah­res­ab­schlus­ses im elek­tro­ni­schen Unternehmensregister/Bundesanzeiger
• Mit­tel­gro­ße Unter­neh­men im Sin­ne von § 267 HGB haben sich von der frü­he­ren Ein­heits­bi­lanz längst ver­ab­schie­det: Es gibt eine Han­dels­bi­lanz mit den gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Inhal­ten nach dem Bil­MoG einschl. laten­ter Steu­ern zur Offen­le­gung im Unter­neh­mens­re­gis­ter und ggf. Wei­ter­ga­be an die Ban­ken sowie eine getrenn­te Steu­er­bi­lanz nach Steu­er­ta­xo­no­mie. Wir unter­stüt­zen Sie gewis­sen­haft und kom­pe­tent bei der Erfül­lung Ihrer Pflichten.

Der Sinn und Zweck jeder guten Buch­füh­rung ist Ihre Unter­stüt­zung bei der Steue­rung des Unter­neh­mens. Die Aus­la­ge­rung der Buch­füh­rung war bis­her u.a. mit dem Nach­teil ver­bun­den, dass die Bele­ge eine Zeit lang beim Steu­er­be­ra­ter waren; die Aus­wer­tun­gen der Buch­füh­rung konn­ten bereits durch die lan­gen Lauf­zei­ten nicht aktu­ell sein. Das moder­ne Rech­nungs­we­sen ist des­halb anders gestaltet.

Die nach­fol­gen­de Über­sicht ver­deut­licht sche­ma­tisch den Beleg- und Infor­ma­ti­ons­fluss bis hin zum Daten­trans­fer an Behör­den oder Ban­ken etc. Sie behal­ten die Bele­ge im Haus und sind jeder­zeit, z.B. gegen­über Kun­den oder Lie­fe­ran­ten, auskunftsfähig:

(Quel­le: DATEV eG, Nürn­berg, sowie Mark­mil­ler und Part­ner, München)

Sie sen­den den Papier­be­leg rund um die Uhr per Tele­fax oder nach dem Ein­scan­nen per E‑Mail auf eine für Sie per­sön­lich ein­ge­rich­te­te Num­mer im DATEV-Rechen­zen­trum. Dort wer­den die Bele­ge auto­ma­tisch digi­ta­li­siert und in der Beleg­ver­wal­tung online gespei­chert. Auf die­se Beleg­ver­wal­tung haben nur Sie und wir als Ihr Steu­er­be­ra­ter Zugriff. Wir ver­bu­chen den digi­ta­li­sier­ten Beleg und lie­fern Ihnen lau­fend aktu­el­le Infor­ma­tio­nen und Auswertungen.

Wäh­rend des Buchens wer­den die Bele­ge auto­ma­tisch mit dem Buchungs­satz ver­knüpft und online abge­legt; sie blei­ben dau­er­haft für wei­te­re Arbei­ten erhal­ten. Damit gehört auch das läs­ti­ge Her­aus­su­chen von Bele­gen bspw. für den Jah­res­ab­schluss oder spä­te­re Prü­fun­gen durch Finanz­amt, Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger usw. der Ver­gan­gen­heit an.

Die digi­ta­le Beleg­be­reit­stel­lung soll­te trotz­dem nur der ers­te Schritt für eine deut­li­che Effi­zi­enz­stei­ge­rung in Ihrem Rech­nungs­we­sen sein. Das Pro­gramm Buch­füh­rung mit Zukunft ermög­licht Ihnen wei­ter­ge­hend die umfang­rei­che Ver­ar­bei­tung und trotz­dem kos­ten­güns­ti­ge Nut­zung Ihrer Daten aus dem inter­nen und exter­nen Rech­nungs­we­sen. Das schafft Wett­be­werbs­vor­tei­le. Auch hier arbei­ten wir mit der aus­ge­reif­ten Soft­ware von DATEV.

Das Soft­ware-Paket „DATEV Unter­neh­men Online“ ermög­licht durch­gän­gi­ge Pro­zes­se vom Rech­nungsein- oder ‑aus­gang bis zur Zah­lung (einschl. Mahn­we­sen) bei gleich­zei­ti­ger Erfül­lung Ihrer Pflich­ten gegen­über Finanz­amt und Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­gern auf den vor­ge­schrie­be­nen elek­tro­ni­schen Wegen. Damit errei­chen Sie Aktua­li­tät und Trans­pa­renz in Ihrer inter­nen Rech­nungs­le­gung und redu­zie­ren gleich­zei­tig den Erfas­sungs­auf­wand. So schaf­fen Sie sich Frei­raum für Ihre Kern­kom­pe­ten­zen. Durch die gemein­sa­me Platt­form grei­fen Sie und wir als Ihr Steu­er­be­ra­ter gleich­zei­tig auf den­sel­ben Daten­be­stand zu.

Der klas­si­sche Buch­füh­rungs­pro­zess mit Papier­ver­sand und regel­mä­ßig län­ge­rer War­te­zeit bis zum Ein­gang der Aus­wer­tun­gen wird durch das moder­ne Buch­füh­rungs­sys­tem also sowohl inhalt­lich als auch zeit­lich erheb­lich opti­miert. Die Vor­tei­le las­sen sich wie folgt zusammenfassen:

• Kein zeit­auf­wän­di­ger Aus­tausch von Papier­be­le­gen zwi­schen Ihnen und uns
• Alle Bele­ge blei­ben bei Ihnen. Sie sind jeder­zeit aus­kunfts­be­reit für Kun­den und Lie­fe­ran­ten, ohne dass auf­wän­dig Kopien o.ä. erstellt wer­den müss­ten. Auf Wunsch kön­nen Sie sogar auf die online ver­füg­ba­ren Bele­ge zurück­grei­fen: Dann wird der Papier­be­leg nach dem Ver­sand an unser Rechen­zen­trum zum „Alt­pa­pier“. Das opti­miert Ihre Abläu­fe wei­ter und spart nen­nens­wert Kosten
• Tages­ak­tu­el­le Aus­wer­tun­gen für die per­ma­nen­te Über­wa­chung der Betriebskennzahlen
• Siche­rung Ihrer Liqui­di­tät durch täg­li­che Kon­trol­le der offe­nen Posten
• Opti­ma­le Vor­aus­set­zun­gen für Bankgespräche
• Das digi­ta­le Beleg­we­sen ermög­licht ziel­ge­nau die Aus­la­ge­rung wei­te­rer Pro­zes­se wie Abwick­lung Ihres Zah­lungs­ver­kehrs (es gibt nur noch eine Unter­schrift von Ihnen unter alle Ihnen vor­lie­gen­den Über­wei­sun­gen!) oder Aus­la­ge­rung des Mahn­we­sens nach Ihren Vor­ga­ben usw.